Kennzahlen im Personalcontrolling
1. Einleitung
Im folgenden Bericht wird das Thema „Kennzahlen im Personalcontrolling“ näher gebracht.
Zunächst wird der allgemeine Begriff des Personalcontrollings definiert und erläutert. Im Anschluss werden die wichtigsten Gründe aufgezeigt, die für die Einführung eines Personalcontrollings sprechen und welche Instrumente dafür verwendet werden.
Um die Wichtigkeit nochmals zu verdeutlichen, werden die häufigsten und wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling erläutert und anhand von Beispielaufgaben dargestellt und verdeutlicht.
2. Definition
„Jedes Problem in einem Unternehmen ist letztlich ein Personalproblem“ [1]
„Das planungs- und kontrollgestützte, integrative Evaluationsdenken und –rechnen zur Abschätzung von Entscheidungen zum Personalmanagement, insbesondere zu deren ökonomischen und sozialen Folgen.“ [2]
3. Gründe für die Einführung von Personalcontrolling
Für die Einführung eines Personalcontrollings sprechen vielerlei Gründe. Während das Personal anfangs nur für Verwaltungsaufgaben zuständig war, dient es heute aufgrund der Personalentwicklung in den letzten Jahrzehnten als eine Art „verlängerter Arm des Managements“.
In den späten Siebziger und vor allem in den Achtziger Jahren rückten die ökonomischen Aspekte der Personalarbeit zunehmend in den Vordergrund. Dies änderte sich in Laufe der Zeit aufgrund der technischen Entwicklung und dem damit verbundenen EDV-Einsatz im Personalgeschäft. [3]
Das Personalcontrolling wird häufig in vier Arten von Funktionen unterteilt. Diese vier Arten sind die Planungs-, Steuerungs-, Kontroll-, und Analysefunktion.
Bei der Planungsfunktion wird zwischen der Zielplanung, der Ressourcenplanung und der Maßnahmenplanung unterschieden, wobei die beiden letztgenannten aus der Zielplanung hervorgehen und somit abgeleitet werden können.
Die Steuerungs- bzw. Regelungsfunktion gilt als eine Unterfunktion der Planungsfunktion, bei der es sich um die Umsetzung der gesetzten Pläne handelt.
Die Kontrollfunktion kann in verschiedene Arten unterteilt werden, die sich auf die Planung beziehen. Beispiele dafür sind die Ist-Ist-Vergleiche (Zeitvergleichskontrolle), die Soll-Ist-Vergleiche (Planabweichungskontrolle) oder aber auch die Wird-Ist-Vergleiche (Prognosekontrolle).
Bei der letzten Funktion, der Analysefunktion, wird versucht, Differenzen zwischen den Planungs- und Kontrollgrößen zu erläutern. Das Ziel dabei ist die Verminderung der Planungsabweichungen. [4]
Diese Funktionen dienen als Managementunterstützungen und sind daher von großer Bedeutung. Da die Notwendigkeit stetig steigt, die unternehmerischen Entscheidungen so zu treffen, dass die Wirkungen auf Personalthemen berücksichtigt werden, wird das Personalcontrolling immer mehr in das Personal- und Unternehmensmanagement integriert und ist daher zunehmend unverzichtbar. [5]
Gründe für die Einführung eines Personalcontrollings sind:
- Schnellere Reorganisationsgeschwindigkeiten
- Wachsende Bedeutung des Kostenfaktors Personal
- Kürzer werdende Entwicklungs- und Produktionslebenszyklen von Dienstleistungen und Waren
- Personalfunktionen sollen auch Anteil an der Wertschöpfungskette im Produktionsprozess nachweisen müssen
Es gibt noch einige weitere Trends, die die Notwendigkeit oder Verstärkung eines betrieblichen Personalcontrollings belegen.
Das Personalcontrolling sollte weiterhin das gegenwartsorientierte Berichtswesen als festen Bestandteil beibehalten, allerdings den Schwerpunkt auf die zukunftsorientierte Ermittlung und Darstellung von Steuerungsinformationen legen.
Personalcontrolling gilt auch als Investition in die Zukunft, da in Hochlohnländern wie Deutschland die Lohnnebenkosten einen gewichtigen Teil ausmachen. Aus diesem Grund haben bereits viele große, aber auch einige mittlere Unternehmen das Personalcontrolling eingeführt. Hierfür stehen den Unternehmen verschiedene Systeme zur Auswahl, welche sich individuell an die dortigen Gegebenheiten anpassen lassen. [6]
Beispiele dieser Instrumente sind: [7]
- Kennzahlensysteme
- Prozesskostenrechnung
- Human Resource Scorecard (HRS)
- Personalportfolios
- Human Resource Due Diligence (HRDD)
Dies sind nur einige Instrumente, die man für ein erfolgreiches Personalcontrolling verwenden kann.
4. Kennzahlen im Personalcontrolling
4.1 Was sind Kennzahlen?
„Kennzahlen werden als jene Zahlen betrachtet,
die quantitativ erfassbare Sachverhalte in konzentrierter Form erfassen.“ [8]
Diese Definition hat sich laut Reichmann in den Siebziger Jahren durchgesetzt.
Demnach gelten Kennzahlen als Zahlen, die in einem Unternehmen entwickelt werden und ein hohes Maß an quantifizierbaren Informationen in komprimierter Form liefern. Sie dienen als Hilfsmittel zur Analyse der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.
Dabei muss eine Kennzahl folgende Elemente vorweisen:
- Informationscharakter
- Quantifizierbarkeit
- Spezifische Form der Information
Durch den Informationscharakter einer Kennzahl wird gewährleistet, dass wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge aufgezeigt und beurteilt werden können.
Die Quantifizierbarkeit ermöglicht es, relativ präzise Aussagen über die Sachverhalte und Zusammenhänge zu treffen, da diese auf einem metrischen Skalenniveau gemessen werden.
Die spezifische Form der Information hingegen soll ermöglichen, dass komplizierte Prozesse oder auch Strukturen recht einfach dargestellt werden, um so eine umfassende und schnelle Übersicht zu erlangen.
Kennzahlen sind vielseitige Instrumente, die sowohl für interne, als auch für externe Zwecke verwendet werden können.
Interne Informationen dienen dem Management bei Entscheidungszwecken. Vom Unternehmen selbst gebildete Kennzahlen können sich auf gesamtunternehmerische Daten als auch nur auf unternehmerische Teilfunktionen beziehen. Anhand dieser Kennzahlen ergibt sich ein schneller Überblick, wo Korrekturmaßnahmen getroffen werden müssen.
Externe Informationen gehen an Anteilseignern, Analysten oder andere Interessenten. Allerdings hat eine Kennzahl nur eine begrenzte Aussagekraft, weshalb empfohlen wird, eine Kombination aus quantitativen Kennzahlen und qualitativen Größen zu verwenden. Diese Verknüpfung wird auch als Kennzahlensystem verstanden. [9]
4.2 Kennzahlenbeispiele
Zu den häufigsten Kennzahlen im Personalcontrolling zählen ohne Zweifel die Krankenquote, die Fluktuationsquote, die Altersstruktur der Belegschaft oder aber auch der durchschnittliche Personalaufwand pro Kopf. [10]
Im Folgenden werden drei dieser Kennzahlen kurz erläutert und mit Rechenbeispielen dargestellt.
1. Fluktuationsquote
Als Fluktuationsquote bezeichnet man die für einen Zeitraum definierten Abgänge, die als Prozente wiedergegeben werden und daher als retrospektive Kennzahl gilt. Dieser Prozess wird oft zur Bestimmung des Ursachen-Wirkung-Zeitraumes rückwärtig betrachtet und meist auch nur einmal jährlich ermittelt. [11]
Zur Berechnung der Quote gibt es drei verschiedene Arten, diese zu ermitteln. Beim Beispiel wird sich nur auf die BDA- Formel (Bundesvereinigung Deutscher Arbeiterverbände) konzentriert.
[12]
2. Durchschnittlicher Personalaufwand
Diese Kennzahl gibt den Aufwand an, welchen das jeweilige Unternehmen durchschnittlich für jeden Mitarbeiter in der festgelegten Periode aufbringen muss.
[13]
3. Krankenquote
Die Krankenquote gibt den prozentualen Anteil der erkrankten Mitarbeiter an.
[14]
5. Fazit
Das Personalcontrolling liefert eine Vielzahl an Möglichkeiten, ein Unternehmen erfolgreicher zu gestalten. Daher wird es in den nächsten Jahren immer mehr an Wichtigkeit in allen Arten von Unternehmen gewinnen. Hinzu kommt, dass die vielen Kennzahlen eine Menge an wichtigen und auch zur Entscheidung beitragenden Informationen liefern, vor allem wenn sie in Form von Kennzahlensystemen auftreten, denn in der Kombination aus quantitativen Kennzahlen und qualitativen Größen wird eine deutlich größere Aussagekraft geboten, als reine Kennzahlen.
Allerdings sollte man bei der Verwendung bzw. Erhebung die Probleme von Kennzahlensystemen berücksichtigen, um die Aussagekraft der Kennzahlen zu optimieren.
In Zukunft wird daher wohl jede Form von Unternehmen, egal ob es ein 10 Mann Betrieb oder ein 1000 Mann Betrieb ist, in irgendeiner Form Kennzahlen aus dem Personalcontrolling benutzen, um das jeweilige Unternehmen besser zu strukturieren und für die Zukunft zu rüsten.
6. Quellenverzeichnis
[1] Lisges/Schübbe (2005) S.8
[2] Wunderer, R./ Jaritz, A. (2007) S.14
[3] Vgl. Lisges/Schübbe (2005) S.17
[4] Vgl. Wunderer, R./ Jaritz, A. (2007) S.14
[5] Vgl. Lisges/Schübbe: (2005) S.18
[6] Vgl. Lisges/Schübbe (2005) S.19
[7] Vgl. Lilie, O. (2014): www.perwiss.de/personalcontrolling.html (abgerufen am 09.11.2014)
[8] Reichmann, T. (2006), S.19
[9] Vgl. Reichmann, T. (2006), S.19 ff
[10] Vgl. Lilie, O. (2014): www.perwiss.de/personalcontrolling.html (abgerufen am 17.11.2014)
[11] Vgl. Lisges/Schübbe (2005), S.176
[12] Stiller, G. (2015): www.wirtschaftslexikon24.com/impressum-wirtschaftslexikon.htm (abgerufen am 01.05.2015)
[13] Simon, F. (2015): www.rechnungswesen-verstehen.de/formeln/durchschnittlicher-personalaufwand.php (abgerufen am 01.05.2015)
[14] Becker, J (2015): www.controllerspielwiese.de/index.htm (abgerufen am 01.05.2015)
Verfasser: n.n.
