Betriebsabrechnungsbogen

1. Definition

Der Betriebsabrechungsbogen (BAB) ist ein Werkzeug, das im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung in kleinen und mittleren Unternehmen zum Einsatz gebracht wird. Er zeigt an, in welcher Kostenstelle welche Kosten angefallen sind und er weist die primären und die sekundären Kosten aus und dient somit der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Er zeigt die Verrechnungs- und Zuschlagssätze sowie die Kostenüber- und -unterdeckungen und wirkt als Führungsinstrument.

2. Aufbau und Formen

Der Betriebsabrechnungsbogen besteht grundlegend aus einer tabellarischen Übersicht, in der

  • zeilenweise die Kostenarten und
  • spaltenweise die Kostenstellen

dargestellt sind.

Die Gliederung der Kostenstellen erfolgt meist nach funktionalen und leistungstechnischen, bzw. abrechnungstechnischen Aspekten.

Der Umfang des BAB wird durch die Anzahl der in einem Unternehmen eingerichteten Kostenstellen und die Entscheidung, ob  ein einfacher Betriebsabrechnungsbogen oder ein erweiterter Betriebsabrechnungsbogen geführt wird, bestimmt.

Der einfache BAB, auch einstufiger Betriebsabrechnungsbogen genannt, wird hauptsächlich in kleineren Unternehmen geführt. Er enthält nur Hauptkostenstellen, bzw. Endkostenstellen. Es werden nur primäre Gemeinkosten ausgewiesen.

Der erweiterte BAB, auch mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen genannt, wird in größeren Unternehmen geführt. Er enthält Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen, bzw. Vor- und Endkostenstellen. Es werden primäre und sekundäre Gemeinkosten ausgewiesen. [1]

Unter primären Gemeinkosten versteht man Kosten, die in den Kostenstellen selbst entstehen und auch  dort stehen bleiben. Sie können durch Verbrauchsaufzeichnungen, Eingangsrechnungen oder Zahlungsbelege erfasst und in die Kostenstellenrechnung übertragen werden.  [2]

Sekundäre Gemeinkosten ist der Sammelbegriff für die Gemeinkosten innerbetrieblicher Leistungen durch sekundäre Kostenstellen, wie zum Beispiel Hilfs- oder Nebenkostenstellen. Sie werden in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf die Hauptkostenstellen verteilt. Sie gehen gemeinsam mit den primären Gemeinkosten in die Gemeinkostenzuschläge der Kalkulation ein. [3]

3. Ablauf des Betriebsabrechnungsbogens

Die Durchführung der Kostenstellenrechnung wird in folgenden Schritten abgewickelt.

  1. Verteilung der primären Gemeinkosten auf die Kostenstellen (Primärkostenrechnung)
  2. Verrechnung der Gemeinkosten von den Hilfskostenstellen auf Haupt- und Nebenkostenstellen (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung bzw. Sekundärkostenrechnung).
  3. Ermittlung von Kalkulationssätzen als Grundlage für die Weiterverrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger
  4. Kontrolle der Kosten. Ermittlung von Kostenabweichen (Über- und Unterdeckung). [4]

3.1. Verteilung der primären Gemeinkosten

Bei der Verteilung der primären Gemeinkosten spricht man von zwei Arten der Verteilung:

  • direkte Verteilung
  • indirekte Verteilung

Bei der direkten Verteilung ist eine Zuordnung der Kostenarten zu den Kostenstellen dann möglich, wenn zum Beispiel eine Kostenstelle eine Bestellung in eigener Sache durchführt, wie Beschaffung von Büromaterial. Bei der indirekten Verteilung wird eine Leistung von mehreren Stellen in Anspruch genommen, wie zum Beispiel die Miete. Hier wird mit  Hilfe von Umlageschlüsseln möglichst verursachungsgerecht auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

3.2 Verrechnung der Gemeinkosten

Die Hauptaufgabe der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung besteht darin, die Kosten der Hilfskostenstellen entsprechend ihrer Leistungsinanspruchnahme,  auf die Hauptkostenstellen zu verrechnen. Es gibt zwei verschiedene Verfahrenskategorien:

  • sukzessive Verfahren
  • simultane Verfahren

Im Sukzessiven Verfahren werden nur einseitige innerbetriebliche Leistungsbeziehungen erfasst. Die Kostenstellen können in eine Reihenfolge gebracht werden, dass nur nachgeordnete Kostenstellen von vorgelagerten Kostenstellen Leistungen empfangen können. Bei einseitigen Leistungsbeziehungen werden verschiedene Verfahren angewendet:

  • Anbauverfahren
  • Stufenleiterverfahren
  • Sprungverfahren

Beim simultanen Verfahren spricht man von wechselseitigen Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen Kostenstellen. Jede leistende Kostenstelle kann auch eine empfangende Kostenstelle sein.  Die simultane Verrechnung der Kosten erfolgt durch das

  • Gleichungsverfahren
  • Iterationsverfahren [5]

3.3 Ermittlung von Kalkulationssätzen als Grundlage für die Weiterverrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger

Nach der Verteilung der Gemeinkosten und der Durchführung der Leistungsverrechnung, sind die Gemeinkosten auf den Hauptkostenstellen ausgewiesen. Jetzt können die Kalkulationssätze ermittelt werden.

Der Kalkulationssatz lässt sich aus folgender Formel ableiten:

Kalkulationssatz = Gemeinkosten der Hauptkostenstelle / Bezugsgröße der Hauptkostenstelle

Die Gemeinkosten der Hauptstelle lassen sich aus dem Betriebsabrechnungsbogen entnehmen. [6]

3.4. Kontrolle der Kosten. Ermittlung von Kostenabweichungen (Über- und Unterdeckung)

Zuschlags- und Verrechnungssätze sind die Grundlage für die Weiterverrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger. Da diese aber erst nach der Periode festgestellt werden können, wird auf Erfahrungswerte der Vergangenheit zurückgegriffen. Es werden Normal-Verrechnungssätze und Normal-Gemeinkostenzuschlagssätze verwendet, die aus Vergangenheitswerten gebildet werden. Bei der Verrechung treten zwischen den verrechneten Normalkosten und den tatsächlich angefallenen Istkosten Abweichungen auf:

Kostenabweichung = Normalkosten – Istkosten

Die Abweichungen entstehen dabei in Form von Kostenüber- und Unterdeckungen:

Unterdeckung: Normalkosten < Istkosten

Überdeckung: Normalkosten > Istkosten

Die ermittelten Kostenabweichungen sind ein Ansatzpunkt für die betriebliche Kontrolle. Bei bestehenden Abweichungen ist nach deren Ursache zu forschen. Ursachen können zum Beispiel Preisabweichungen für Einzelmaterial oder Gemeinkostenmaterial, Tarifabweichungen für Lohnempfänger oder Gehaltsempfänger oder Verbrauchsabweichungen in primären und sekundären Kostenstellen sein. [7]

4. Quellenverzeichnis

5. Literaturverzeichnis

  • Johann Steger: Kosten- und Leistungsrechnung, 4. Aufl. Oldenbourg Wissenschaftsverlag, 2006

Verfasser: Maren Pflüger